آگاه: بر اساس این فراخوان، دبیرخانه جایزه کتاب سال از ناشران، پژوهشگران، محققان، مؤلفان، مترجمان و مصححان دعوت می‌کند با ثبت‌نام در تارنمای اینترنتی ketabsal.ketab.ir کتاب یا کتاب‌های پیشنهادی خود را به این دبیرخانه ارسال کنند. کتاب‌های ارسالی باید دارای برگه اعلام وصول بوده و برای نخستین‌بار در سال ۱۴۰۳ منتشر شده باشند. همچنین کتاب‌های ارسالی نباید کمک‌درسی و عکس‌برداری‌شده باشند. کتاب‌های داستان کوتاه، داستان بلند و رمان بزرگسال، پژوهش و نقد ادبی (تألیف)، مستندنگاری، شعر بزرگسال و همه کتاب‌های حوزه کودک‌ونوجوان به دلیل هم‌پوشانی با «جایزه جلال آل‌احمد»، «جشنواره بین‌المللی شعر فجر» و «جایزه ملی کتاب کودک‌ونوجوان» در جایزه کتاب سال داوری و بررسی نمی‌شوند.
بر اساس این فراخوان، فقط کتاب‌هایی در جایزه کتاب سال داوری و ارزیابی می‌شوند که پدیدآورنده یا ناشر، کاربرگ ثبت‌نام را در تارنمای این جایزه تکمیل کرده و به همراه دو نسخه از کتاب به دبیرخانه ارسال کند. کتاب‌های دریافت شده بازگردانده نخواهد شد. متقاضیان می‌توانند تا ۳۱ مرداد ۱۴۰۴ آثار خود را به نشانی تهران، خیابان انقلاب اسلامی، خیابان برادران مظفر جنوبی، کوچه خواجه‌نصیر، شماره ۲، طبقه اول، دبیرخانه جایزه کتاب سال جمهوری اسلامی ایران (کد پستی ۱۳۱۵۷۵۳۷۱۵) ارسال کنند یا برای کسب اطلاعات بیشتر با شماره ۰۲۱۹۱۰۰۶۳۶۳ داخلی ۲۷۱ تا ۲۷۸ تماس بگیرند.